So prüfen Sie Ihre Betriebskostenabrechnung!

Jeder Mieter sollte seine Betriebskostenabrechnung prüfen, denn immer noch ist jede zweite Abrechnung falsch.

Mit ein paar einfachen Schritten kann jeder die Betriebskostenabrechnung selbst prüfen

Alternativ biete ich günstig die anwaltliche Prüfung Ihrer Betriebs- und Heizkostenabrechnung an:  Betriebskostenabrechnung prüfen lassen

Formelle Richtigkeit

Die Betriebskostenabrechnung muss bestimmte Mindestanforderungen erfüllen. Ist dies nicht der Fall, so ist die Abrechnung insgesamt ungültig, man spricht von formeller Unwirksamkeit.

Die für das gesamte Haus ermittelten Kosten müssen aufgeführt sein.

Der sogenannte Umlageschlüssel muss angegeben und erläutert werden. Mit dem Umlageschlüssel wird bestimmt, wie die Gesamtkosten auf die einzelnen Mietparteien verteilt werden. Je nach Betriebskostenart gibt es die Möglichkeit, die Kosten über die Anzahl der Wohnungen, die Fläche oder auch die Zahl der in der Wohnung lebenden Personen umzulegen.

Es muss angegeben werden, über welchen Zeitraum abgerechnet wird. Der Abrechnungszeitraum darf nicht länger sein als 12 Monate.

In der Abrechnung muss deutlich werden, wie hoch der Anteil des Mieters an den Gesamtkosten ist und wieviele Vorauszahlungen er geleistet hat.

Fehlt auch nur eine der fünf Voraussetzungen, so ist die Abrechnung unwirksam, der Mieter muss eine verlangte Nachzahlung nicht ausgleichen. Natürlich müssen auch Adressat, Vermieter und Mietobjekt  in der Abrechnung angegeben sein.

Rechtzeitige Abrechnung

Im nächsten Schritt sollte kontrolliert werden, ob die Betriebskosten auch rechtzeitig abgerechnet wurden. Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode zugehen. Die Abrechnungsperiode ist meist das Kalenderjahr, es können im Mietvertrag aber auch andere Zeiträume vereinbart werden. War die Abrechnung wie oben beschrieben formell falsch, so kann der Vermieter nur innerhalb der zwölf Monate eine korrekte Abrechnung nachreichen. Danach eingehende Abrechnungen muss der Mieter nicht mehr ausgleichen. Rechnet der Mieter aber mit einer Rückzahlung, sollte er auf einer Abrechnung der Betriebskosten bestehen, diesen Anspruch hat der Mieter noch 3 Jahre nach Ablauf der Abrechnungsfrist.

Rechnerische Richtigkeit

Mit einem Taschenrechner kann man leicht überprüfen, ob die Abrechnung rechnerisch korrekt ist.

Sachliche Richtigkeit

Ob die einzelnen Positionen der Abrechnung auch inhaltlich berechtigt sind, lässt sich nur durch Einsicht in die Belege prüfen. Dies erfordert meist einen gewissen Aufwand. Die meisten Vermieter weigern sich, Kopien der Rechnungen zu versenden. Darauf hat der Mieter auch nur dann einen Anspruch, wenn das Büro des Vermieters so weit weg ist, dass dem Mieter die Fahrt nicht zu zumuten ist.

Ein guter Tipp ist es, sich zunächst die einzelnen Positionen genau anzusehen und zu vergleichen, ob die in Rechnung gestellten Werte im Durchschnitt liegen. Im Betriebskostenspiegel z.B. vom Deutschen Mieterbund kann man Durchschnittwerte nachschlagen und mit den eigenen Kosten vergleichen. Sind bestimmte Positionen, z. B. die Kosten für Wasser/Abwasser, zu hoch, sollte man sich die Rechnungen des Versorgungsunternehmens vom Vermieter zeigen lassen.

Warme und kalte Betriebskosten

Man unterteilt die Betriebskosten in sogenannte „warme“ und „kalte“ Betriebskosten. Als warme Betriebskosten bezeichnet man die Kosten für Heizung, Warmwasser und Strom (soweit dieser für Warmwasser oder Heizung notwendig ist). Kalte Betriebskosten sind:

  • die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks, z. B. die Grundsteuer

  • Kosten der Wasserversorgung

  • Kosten der Entwässerung

  • Kosten des Betriebs des maschinellen Personen- oder Lastenaufzuges

  • Kosten der Straßenreinigung und Müllabfuhr

  • Kosten der Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung

  • Kosten der Gartenpflege

  • Kosten der Beleuchtung

  • Kosten der Schornsteinreinigung

  • Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung

  • Kosten für den Hausmeister

  • Kosten des Betriebs der Antennenanlage oder Kabelanschlusses

  • Kosten des Betriebs der maschinellen Wascheinrichtung

Weitere Kosten kann der Vermieter dem Mieter nur dann in Rechnung stellen, wenn es vertraglich vereinbart ist. Gerade hier sollte man genau hinsehen. Der Vermieter darf z.B. Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung – also Wartung und Reparatur – nicht auf den Mieter abwälzen. Vor allem bei den Hausmeisterkosten sollte man prüfen, ob der Hausmeister auch Reparaturen vornimmt. Auch Verwaltungstätigkeiten wie z. B. Wohnungsabnahmen oder -übergaben oder das Überprüfen der Ordnung im Haus durch den Hausmeister sind nicht umlegbar. Neben den Kosten für den Hausmeister darf der Vermieter Kosten für Gartenpflege und Hausreinigung nur abrechnen, wenn sie nicht vom Hausmeister durchgeführt werden.

Umlageschlüssel

Wie die einzelnen Kosten verteilt werden, richtet sich nach der Vereinbarung im Mietvertrag, ist nichts vereinbart, sind die gesetzlichen Vorschriften maßgeblich, auch die Abrechnungspraxis der letzten Jahre ist zu beachten. Deshalb empfiehlt es sich, die Abrechnung des Vorjahres zur Hand zu nehmen und zu vergleichen, ob sich bei der Verteilung etwas geändert hat.

Wenn etwas nicht stimmt

Stellt sich bei der Prüfung heraus, dass die Abrechnung ganz oder teilweise falsch ist, sollte man Widerspruch einlegen. Dafür hat der Mieter 12 Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit.

Dass der Mieter 12 Monate Zeit hat, um Widerspruch zu erheben, bedeutet aber nicht, dass eine Nachzahlung auch erst nach Ablauf der 12 Monate fällig wird. Die Gerichte geben dem Mieter hier ca. 4 Wochen zur ersten Prüfung der Abrechnung, dann muss die Nachzahlung erfolgen. Sollte sich später die Unrichtigkeit herausstellen, hat der Mieter einen Rückzahlungsanspruch gegen den Vermieter. Zur Sicherheit sollte jedoch immer unter Vorbehalt gezahlt werden, da einige Gerichte das vorbehaltlose Zahlen als Schuldanerkenntnis werten. Auch eine Nachzahlung sollte man nur unter Vorbehalt annehmen.

Mit ein paar kurzen Schritten lassen sich also schon viele Fehler in Betriebskostenabrechnungen erkennen. Bei speziellen Fragen, insbesondere bezüglich der Umlegbarkeit der Kosten, empfiehlt sich aber der Weg zum Anwalt.

Die Kosten für die anwaltliche Prüfung Ihrer Betriebs- und Heizkostenabrechnung können Sie hier einsehen:  Betriebskostenabrechnung prüfen lassen

Anmerkung:

Diese Anleitung ersetzt keine professionelle Beratung. Die verkürzte Darstellung bedingt, dass eine vollständige Beschreibung der relevanten Rechtslage hier nicht möglich ist. Trotz sorgfältiger Bearbeitung bleibt eine Haftung ausgeschlossen.